Google Calendar Sync ของ LessonTwo: ติวเตอร์พาร์ตไทม์เลี่ยงคาบชนได้อย่างไร
บ่ายวันอังคาร เมย์ได้รับข้อความจากนักเรียนระหว่างทำงานว่า “เสาร์นี้สิบโมงเรียนได้ไหมคะ” เธอจำได้ว่าไม่มีคาบสอนจึงตอบตกลง พอตกเย็นเปิด Google Calendar จึงเห็นว่านัดหมออยู่ในเวลาเดียวกัน
สำหรับติวเตอร์พาร์ตไทม์ เวลาที่หลุดรอดมักเป็นประชุม งานประจำ นัดส่วนตัว หรือเวลาเดินทาง เมื่อเรื่องเหล่านี้อยู่ในปฏิทินส่วนตัว แต่การจองคาบอยู่ใน LINE หรืออีกระบบ ทั้งสองฝั่งดูว่างจนกว่าจะนำมาเทียบกัน
Google Calendar Sync ของ LessonTwo อ่านช่วงเวลาจากปฏิทินที่คุณเลือก แล้วตัดเวลาที่ถูกใช้งานออกก่อนนักเรียนจอง นักเรียนจะเห็นเพียงว่าเวลานั้นจองไม่ได้ โดยไม่เห็นชื่อ สถานที่ หรือรายละเอียดกิจกรรมส่วนตัว
แยกให้ออกก่อนว่า “ซิงก์ปฏิทิน” ไปทางไหน
การอ่าน Google Calendar ส่วนตัวเข้า LessonTwo ทำให้ธุระส่วนตัวมีส่วนในการคำนวณเวลาที่เปิดจอง LessonTwo ใช้ช่วงเวลาจากปฏิทินที่คุณเลือกเพื่อปิดเวลาบนหน้าจอง
การสมัครรับตาราง LessonTwo ใน Apple Calendar, Google Calendar หรือ Outlook ช่วยให้คุณดูคาบที่จองแล้วจากปฏิทินภายนอก ปฏิทินนี้เป็นแบบอ่านอย่างเดียว หากต้องการแก้คาบต้องกลับมาทำใน LessonTwo
ถ้าปัญหาของคุณคือมีธุระส่วนตัวอยู่แล้ว แต่นักเรียนยังเลือกเวลานั้นได้ คุณต้องใช้แบบแรก นั่นคือการตรวจเวลาชนจาก Google Calendar
ควรเลือก Google Calendar ใดบ้าง?
หลายคนมีทั้งบัญชีบริษัท บัญชีส่วนตัว และปฏิทินครอบครัว ถ้าเปิดทุกอัน เรื่องเล็ก ๆ ที่ไม่กระทบการสอนก็อาจปะปนเข้ามา
หลังเชื่อมบัญชี Google แล้ว LessonTwo จะแสดงรายชื่อปฏิทินที่อ่านได้ ปฏิทินที่เพิ่งพบจะยังไม่เปิดใช้งาน คุณเป็นคนเลือกเอง ลองถามว่า เมื่อกิจกรรมปรากฏในปฏิทินนี้ หมายความว่าฉันสอนไม่ได้จริงหรือไม่?
ปฏิทินที่มักควรนำมาตรวจ ได้แก่
- ประชุมและกะงานประจำ
- นัดหมายส่วนตัว นัดแพทย์ และธุระครอบครัว
- ปฏิทินจากงานสอนอีกแห่ง
- กิจกรรมนอกสถานที่ที่ต้องเผื่อเวลาเดินทาง
ถ้าต้องการเพียงจดวันครบกำหนดโดยไม่ต้องกันเวลาสอน ให้ใช้ Google Tasks ตามคู่มือของ Google งานที่มีเฉพาะวันครบกำหนดจะแสดงในส่วนกิจกรรมทั้งวันของปฏิทิน ส่วนประชุม นัดแพทย์ หรือการเดินทางที่ใช้เวลาจริง ควรสร้างเป็นกิจกรรมที่มีเวลาเริ่มและเวลาสิ้นสุด พร้อมตรวจว่าสถานะตั้งเป็น “ไม่ว่าง”
ถ้าคาบยืนยันแล้วมาชนกับธุระที่เพิ่มภายหลัง
สมมติว่านักเรียนมีคาบประจำเช้าวันเสาร์ แล้วคุณเพิ่งเพิ่มกิจกรรมบริษัทใน Google Calendar LessonTwo จะไม่ยกเลิกคาบแทนคุณ
เมื่อระบบพบเวลาทับกัน ระบบจะรวมคาบที่ได้รับผลกระทบไว้ในแท็บ “เวลาชน” ของหน้า “ปฏิทิน” คุณเลือกได้ทีละคาบว่า
- ยกเลิกคาบ: นักเรียนได้รับแจ้งและคาบนั้นไม่ถูกหัก
- เก็บคาบไว้: ยืนยันว่าจะสอนตามเดิม แล้วรายการเวลาชนจะปิด
ธุระส่วนตัวอาจเลื่อนได้ หรืออาจเป็นกะงานประจำที่เปลี่ยนไม่ได้ คุณยังเป็นคนตัดสินใจว่าควรปรับฝั่งใด
ก่อนเชื่อม ลองสำรวจตารางที่มีอยู่
ตอนนี้คุณบันทึกเรื่องใดใน Google Calendar แล้วบ้าง? ยังมีนัดใดอยู่ในระบบบริษัท กระดาษ หรือข้อความ LINE? ระบบตรวจได้เฉพาะเวลาที่เข้าถึงได้
เริ่มจากขั้นตอนนี้ได้เลย
- นำงานประจำและธุระส่วนตัวที่ใช้เวลาจริงลง Google Calendar ที่ใช้อยู่เป็นประจำ
- เปิดเฉพาะปฏิทินที่มีผลต่อการสอนใน LessonTwo แล้วสร้างกิจกรรมทดลองเพื่อตรวจจากหน้าจองของนักเรียนว่าเวลานั้นเลือกไม่ได้
- เมื่อผลเป็นไปตามที่คาด จึงแชร์ลิงก์จองให้นักเรียน
เชื่อมธุระส่วนตัวกับตารางสอนใน LessonTwo ให้เรียบร้อยก่อนเปิดจอง ครั้งต่อไปที่บริษัทเพิ่มประชุมกะทันหัน คุณจะไม่ต้องรอให้นักเรียนทักมา จึงค่อยพบว่ารับปากทั้งสองฝั่งแล้ว
แหล่งข้อมูล
อยากให้การจัดการนัดหมายง่ายขึ้น?
เริ่มใช้ LessonTwo ฟรี ให้นักเรียนจองเองผ่าน LINE