換約課系統，舊生怎麼搬？固定課和堂數不出錯的換手順序

星期天晚上，數學家教書涵把十四位學生的名字抄進一張新表。九位國中生的家長按月轉帳，三位成人學生各買了十堂，還有兩位是「有空再約」。她已經決定換一套約課系統，卡住她的是切換那一週：小安的媽媽上週才在 LINE 說「下週四改週五」，這件事要記在哪一邊？

她搜了「導入約課系統」，看到的教學大多只有一句話：匯入名單，把連結傳給學生。可是名單上的每一行，背後都還有一個沒結清的約定。十堂用掉七堂的成人學生、月初剛繳費的家長、已經答應調時間的那一堂，哪一步會出錯，教學裡都沒寫。

換約課系統風險最低的順序，是教練先把課表和堂數搬好，最後才讓學生碰到新系統。 先定一個結算點，建好固定課和剩餘堂數，挑三位學生試一週，舊方法並行一小段時間，最後才傳訊息給所有人。學生第一次點開連結時，看到的課表和堂數已經是對的。

換約課系統，最容易出事的三件事

第一件是數字。試算表寫剩三堂，學生記得剩四堂；搬進新系統那天只要差一堂，學生第一次登入，你就得先解釋。

第二件是時段。搬家那週，有些約定還在 LINE 上，有些已經進了系統。新系統不知道你在 LINE 答應過誰，那一格在它眼裡仍然是空的。

第三件是學生的困惑。一則「請大家去註冊」的群發訊息，最容易換回十幾則「老師我要做什麼」。

這三件事有個共通點：資料只要教練先整理好，學生其實不必參與。順序排對，風險就留在教練自己手上，不會外溢到學生那邊。

先定一個結算點，只帶三樣東西過去

起點最好是一個明確的時間，例如「10 月 18 日最後一堂下課後」。那之前的購課、上課、補課都在舊表裡算完，新系統從這一刻接手。

每位學生只需要帶三樣東西過去：

• 每週固定的時段：星期幾、幾點、上哪一門課、在哪裡上。
• 結算點當下的狀態：買堂數包的學生，剩幾堂或欠幾堂；按月收費的家庭不必算堂數，記下「按月」就好。
• 這段期間怎麼聯絡：還是原本那個 LINE，或家長的電話。

去年的補課、早就取消的時段、每一堂的上課紀錄，都留在舊表裡備查。把歷史一起搬，只會把舊帳的矛盾帶進新系統。

數字對不上的學生怎麼辦？比較穩的做法是先放進待查名單，跟學生或家長確認過再搬。先搬十二位確定的，比十四位裡混著兩個猜出來的數字安全。怎麼從轉帳和上課紀錄回推一個可信的餘額，可以參考堂數紀錄怎麼管才對得上。

學生還沒登入，教練就能先排好課

LessonTwo 是給一對一教練和家教用的約課與堂數工具，學生用 LINE 收通知、查堂數。搬舊生時，教練可以先替每位學生建一筆資料，填名字、剩幾堂和每週固定時段，學生不用先登入，也不用先知道這件事。

建好之後，這些學生的固定課直接出現在課表上，不必等學生確認；堂數也照一般規則，上完一堂扣一堂。按月收費的家教課，可以在課程設定裡關掉堂數功能，這門課就只排課、不扣堂。

這段期間有一件事要先知道：學生用你傳的連結登入之前，系統的通知送不到他。課前提醒、改期通知都要等他登入之後才會收到，所以搬家期間的聯絡，仍然走原本的 LINE。完整操作步驟在說明中心。

先搬三位，跑完一週再搬其他人

一次搬完十四位，出錯時很難分辨是哪一步的問題。書涵挑了三位情況不同的學生先搬：一位按月收費的國中生、一位買十堂的成人、一位一週上兩次的學生。

這一週她做兩個方向的核對。從系統挑一位，對回舊表：課程、時段、堂數對不對？再從舊表挑一位，回系統找：有沒有漏建、有沒有重複？兩個方向各查一次，整列漏掉和重複建立這兩種錯都會浮出來。

課程設定的錯也會在這週現形。國中數學六十分鐘、成人英文九十分鐘，如果建成同一門課，固定時段一排上去就看得出不對勁。

並行一到兩週，新的約定只記一個地方

完全不並行太冒險，並行太久又會變成兩邊都要記。比較穩的做法是一到兩週，而且只守一條規則：從今天起，新的安排先記進系統，LINE 只用來講話。

學生在 LINE 說要改時間，教練在系統裡替他改；家長說下週停一次，也在系統裡取消那一堂。學生還沒登入、收不到通知，就在 LINE 回一句「改好了」。課表只有一份，LINE 退回聊天的角色。

搬家這段期間，也可以先把預約設成只有自己能排課。公開頁照常看得到，新的時段卻只有教練排得進去，就不會有人在你還沒搬完時，約走你在 LINE 答應過別人的那一格。

傳給學生的那則訊息，一人一則

前面都做完，才輪到學生。你先建好的每位學生，都有一條只屬於他的連結，所以要一人一則私訊傳，貼進群組可能被別人點走。學生點開、登入之後，原本的固定課和堂數就接到他的帳號，不用重建；這條連結也不會過期，家長晚幾天才點也沒關係。

訊息越短越好，交代三件事：什麼換了、什麼沒換、他要做什麼。例如：

小安媽媽好，下週起課表和堂數改用 LessonTwo 管理。上課時間照舊每週四晚上七點，學費也照原本的方式付。麻煩點下面這個連結用 LINE 登入，再照畫面加入 LessonTwo 的官方帳號，之後課前一天會收到提醒，也看得到課表。有問題一樣在這裡問我。

學生加入官方帳號後，課前 24 小時的提醒、改期和堂數變動都會送到 LINE；選單裡也有「預約上課」和「我的堂數」兩個入口，想知道剩幾堂，不必再傳訊息問老師。

搬完之後，要不要讓學生自己約？

學生都登入之後，再回頭決定要不要讓他們自己約。書涵的學生多半每週固定來，她改成只開放給舊生：舊生臨時要改期，可以自己挑她開放的空檔，陌生人不會直接約進來。習慣每月集中排課的老師，維持只有自己排課也行，系統照樣提醒、照樣記堂數。

換系統那一週，學生最好只感覺到一件事：多了一則課前提醒。你手上的十幾位學生裡，哪三位最適合先搬？

挑出來之後，可以從文章下方的「免費開始」建立帳號，把這三位先建進去，跑一週，看課表和堂數是不是跟你的舊表一致。

常見問題

換約課系統大概要花多久？

照本文的順序，三位學生先試一週，其他人再並行一到兩週，整個換手大約兩到三週。建資料本身一個晚上就做得完，真正花時間的是核對數字和等學生登入。

學生不想登入或不會用，還能搬進約課系統嗎？

可以。教練先建好的學生就算不登入，固定課和堂數照樣在教練這邊運作，只是系統通知送不到他，聯絡要繼續走 LINE。等他哪天點開教練傳的連結登入，原本的課表和堂數都會接上。

按月收費、沒有賣堂數包的學生要怎麼搬？

把那門課的堂數功能關掉，只搬每週固定時段，上完課就不會扣堂。每堂填上價格，收益頁就算得出這個月上了幾堂、這些課值多少；學費還是照原本的方式向家長收，LessonTwo 不經手金流。

堂數搬過去之後發現錯了，還能改嗎？

可以。教練可以另外增加或扣除堂數，手動扣除時要填原因，每一筆異動都會留在紀錄裡，學生也看得到。比起直接改總數，一筆一筆的異動日後對帳時比較好解釋。