學生臨時請假或爽約：扣堂、補課與回覆怎麼訂規則？

晚上七點，子晴已經把瑜伽墊和輔具擺好。學生卻在課程開始前傳來一句：「老師，今天臨時加班，可以改天補嗎？」另一位學生上週直接沒出現，這次又問剩餘堂數為什麼少一堂。

遇到這種情況，當下才決定要不要扣堂，很容易讓同一件事出現不同答案。比較穩妥的做法，是先寫清楚取消期限、堂數結果、可接受的例外，以及學生該怎麼聯絡。

這套規則的工作，是保護你已經留出的授課時間，也讓學生在預約前知道後果。規則可以有人情，但例外要有理由和紀錄。

先把「臨時請假」和「爽約」分開

臨時請假代表學生有通知，只是已經超過你設定的免費取消期限；爽約則是課程開始後，學生沒有出席，也沒有提前聯絡。兩種情況都可能占住你無法再賣給別人的時段，回覆方式卻不必完全相同。

你可以先用下面四格整理自己的底線：

取消期限要設幾小時，沒有適合所有人的答案。場地臨時無法退費、交通時間長的教練，通常需要較長的緩衝；時段容易重新補上的老師，可以保留更多彈性。你最晚要在什麼時間收到通知，才有機會把空檔安排給別人？這個答案比照抄別人的時數更有用。

規則至少要回答 4 件事

1. 什麼時間前可以免費取消？

用學生看得懂的說法，例如「課程開始前達取消期限，可自行取消並保留堂數」。同時說明要從哪裡取消。只寫「請提早告知」太模糊，雙方可能對「提早」有不同理解。

2. 超過期限後，堂數怎麼處理？

直接寫結果：扣一堂、保留堂數，或交由教練確認。LessonTwo 會依既定課程流程自動處理堂數扣除；若教練事後認定應該例外回補，可透過堂數異動調整，並留下原因。它記錄的是堂數變化，不會替教練判斷學生為什麼缺席。

日後學生對餘額有疑問時，先查堂數異動紀錄，再決定是否調整。這比憑印象回覆更容易取得信任。

3. 哪些狀況可以例外？

例外不必列得很長。突發就醫、天然災害或教練主動取消，都可以是明確類別；你也可以保留「首次臨時取消提醒一次」的緩衝。關鍵在同類情況採取相近做法，並把原因記下來。

如果學生每次都用不同理由臨時請假，該怎麼辦？先回到已公告的期限和堂數結果，不必在訊息裡判斷理由真假。需要長期調整時，再另外討論固定時段或上課頻率。

4. 學生要怎麼收到結果？

取消完成、扣堂或回補後，主動告知學生這次的課程日期、堂數變化與目前餘額。若預約仍在等待確認，也要先分清楚「申請已送出」和「預約已成立」。

回覆可以短，但資訊要完整

臨時取消時，可以這樣回：

收到你今天無法上課。這堂已超過免費取消期限，會依我們的規則扣除一堂；目前剩餘堂數我也會一併更新。如果你最近的時間常有變動，我們再一起調整後續安排。

學生沒有出現時，可以先留一點關心：

今天上課時間沒有看到你，先確認你是否平安。依先前公告的爽約規則，這堂會扣除一堂；若有突發狀況，請回覆我，我再確認是否符合例外。

這兩則訊息都交代了發生什麼事、堂數怎麼變，以及學生還能做什麼。少了責備，也沒有含糊帶過結果。

公開規則後，照同一條流程處理

把取消規則放在學生預約前看得到的位置，固定用同一個管道接收取消，再保留每次扣堂或回補的原因。想比較約課工具是否能接住確認、提醒與堂數紀錄，可以先看2026 約課系統比較。

下次再收到臨時請假時，你只需要確認它落在哪一種情況，照規則回覆，必要時留下例外。清楚的界線能保護你的時段，也讓真正需要幫忙的學生知道該怎麼開口。

資料來源

• LessonTwo 官網